ファクタリングに必要な書類を徹底解説!売掛金買取で資金調達をスムーズにするためのポイントとは

ファクタリングの必要書類はどういうものか、詳しく解説します。

記入する書類の他に、例えば印鑑証明書や登記簿謄本など自分で用意しなければいけない書類もあります。

ファクタリングの利用を検討する場合、事前に必要書類を知ることで資金調達がスムーズに進みますので、ぜひチェックしましょう。

ファクタリングの必要書類

ファクタリングの必要書類については個々のファクタリング会社によって多少の違いがありますが、一般的に必要となる書類はだいたい同じです。

1)売掛債権の内容を確認できる書類

一番重要なのが売掛債権の内容を確認できる書類です。

銀行融資の場合はきちんと返済してくれるかどうか会社の経営状況に基づいて判断しますが、ファクタリングの場合の回収の原資となるのは売掛債権です

ここで注意するべきなのが売掛金の内容を確認できる書類が揃えられるかどうかです。

注文書、納品書、その他、取引があるかどうかを示すもの。

取引先との基本契約書もその1つです

基本契約書とは個別の取引ではなく、取引先との間で仕事を行う際の包括的なルールに関する契約書の事を指します。

ちなみにこの契約書で債権の譲渡禁止の条項が入っている場合は契約書が適用されて、この取引先の債権はファクタリングできないので注意してください。

なお、契約書はなくても大丈夫な場合はありますので、必ずすべての取引先と契約書を交わさなければならないというわけではありません。

最も重要なのが、取引先との個別契約書や発注書、注文請書、納品書、請求書など売掛金が間違いなく発生しているという取引状況が分かる書類が必要です

また、継続的な取引がある場合は、取引記録と同様に銀行口座への入金が継続的に発生します。

そのような入金記録は有力な資料となります。

契約書関係では、例えば個別契約書だけが無い場合や、注文請書を会社のルール上作っていないというのは問題ありませんが、発注書や納品書がなければこちらが債務の履行を完了して、相手に対する債権だけが残っているという状態を説明できません。

売掛債権の金額や入金予定日などを確認する上でも非常に重要な書類ですのでこれらの書類については日頃から取引先との間で交わす事を心がけましょう。

なお、零細・中小企業の場合は法務に掛けるコストが無く交渉力も弱い場合もあり、口約束での契約や契約書を交わさないケース、納品書に特にサインも貰わないケースなどもあるといわれます。

万が一、指定通り口座にお金が振り込まれなくても売掛金を保有していた事を証明できないという会社は少なくありません。

売掛金の内容を確認できる書類を集めるためには日頃からの業務において契約書や発注書などを交わすように心がける必要があります。

2)法人や事業に関する説明書類

ファクタリング会社にとって必要なのはファクタリングを利用する会社がどのような企業かを把握する事です。

そのために、ファクタリングを利用する会社の事業内容などが分かる資料が求められます。

会社概要のパンフレットや商品のチラシ、ホームページを持っている場合はホームページのURLなどを伝えて、自社がどのような会社なのかについて知ってもらう必要があります。

その他、商業登記簿謄本や契約を締結する場合には印鑑証明書が必要になります。

3)会社の業績を確認できる書類

ファクタリング会社はどのような会社なのかを知った上で、会社の経営状態についても考慮します。

このような理由から会社の業績を確認できる書類も必要になります。

具体的には会社の決算書や税務申告書で、目安としては過去3年分です

借りるタイミングが期の後半で直近の決算書から内容が変わっている場合は、最新の試算表なども求められる可能性があります。

更に詳細を確認するファクタリング会社の場合はよりリアルタイムな会社の資金繰り状態をチェックするために会社の資金繰表や通帳のコピーなどを求めてくる場合もあります。

通帳のコピーを要求するのは会社の業績の裏付けを取るだけはではなく、きちんと売掛先の企業のとの継続的な取引を行っているかを確認するためにも必要です。

この時に問題となるのが創業3期未満の会社で、決算書を過去3年分用意できないのでファクタリングが利用できないのかと思われるかもしれませんが、もちろんそのような事はありません。

また、決算書の内容が悪い場合でもファクタリング利用を諦める必要はありません。

銀行融資の場合、業績が悪いと融資は厳しくなりますが、ファクタリングの場合は保有している売掛金の内容が良ければファクタリングできる可能性が充分あります。

また、法人税や消費税、社会保険料などの納付履歴を確認するファクタリング会社も存在します。

融資と比較すると比較的滞納には寛容ですがそれでも税金や社会保険料の滞納はマイナス査定の要因となる可能性があります。ただし、ファクタリング会社によって税金などの滞納は大きく影響しない場合もありますのでケースバイケースとなります。

審査の難易度と必要書類

ファクタリングの必要書類について説明してきましたが、もちろん申込先によって必要書類が違う場合があります。

ファクタリングの申し込み先は大きく分けて次の3つあります。

  • 都市銀行、地銀、信用金庫など銀行系のファクタリング
  • カード会社やビジネスローン会社が行っているノンバンク系のファクタリング
  • ファクタリング専門会社の会社が行っているファクタリング

一般的に審査の難易度は、銀行>ノンバンク>専門会社となっていて左側の方が審査が厳しくなります。

なお、手数料は反比例して、銀行<ノンバンク<専門会社と、左側の方が手数料が安くなる傾向があります。

このことからもファクタリングを利用する際、手数料を重視する場合は銀行系のファクタリング、審査の通りやすさやスピードを重視する場合は専門会社を使った方が良いでしょう。

また、債権回収をファクタリング会社が行う3社間ファクタリングの方が、債権買取を利用者に任せる2社間ファクタリングよりもリスクが低いため調達の難易度が低いと考えられます。

3社間ファクタリングと2社間ファクタリングでは作成する書類が少し違います。

どちらもファクタリング契約書は作りますが、3社間ファクタリングの場合は売掛先企業に債権譲渡通知書を送る必要があるため作成します。

2社間ファクタリングは債権譲渡通知書は作成する必要はありませんが、債権譲渡登記を行う必要があります。

利用者がファクタリング会社の債権回収を代行するのでファクタリング会社との間に集金代行の委託契約を結ぶ必要があります。

これらの書類は、自分で収集したり作成するというよりも、ファクタリング会社の指示に従って行う手続きであったりファクタリング会社が代行してくれるものがありますが、このような書類作成が必要な旨だけは注意してください。

ファクタリングの必要書類まとめ

以上のように、ファクタリングに必要な書類について説明してきました。

中小・零細企業の場合、いざファクタリングを利用しようと思っても、売掛金を証明する書類が不足していてファクタリングできないという場合もあります。

直近でファクタリングを行う必要が無い経営者でも、何かあったときの為に知識としてファクタリングに必要な書類について知っておいた方が良いでしょう。

ファクタリングを利用する場合は審査のために書類が複数必要になります。

ファクタリング会社の視点で考えると、もしも債権回収ができなければ、利益どころではなく損失が発生してしまうのでファクタリング会社は慎重に利用者の与信や債権の性質を考慮して適正な手数料を算出する必要があります。

むしろ、必要書類が少ない会社の方が、適当に審査をしても損をしないような法外な手数料でファクタリングを行っていたり、債権の回収に担保や保証人を求めてくる可能性があるので気を付けた方が良いでしょう。

なお、必要書類をまとめると以下の通りとなります。

  • 商業登記簿謄本や印鑑証明書
  • 会社のパンフレットなどの法人や事業に関する説明書類
  • 会社の決算書や税務申告書
  • 直近の試算表や資金繰り表や銀行通帳のコピーなどの会社の業績を確認できる書類
  • 取引先との間に締結している基本契約書や個別契約書
  • 発注書や注文請書、納品書、請求書などの債権の内容を確認できる書類

これらの資料が不足している場合でも、ファクタリング会社によっては大丈夫な場合もあります。

ファクタリングの必要書類を事前に用意することで資金化までの時間が早まりますので、可能な必要書類はあらかじめ用意しましょう。

必要書類が少ない会社は良いファクタリング会社?

必要書類が極端に少ない場合は注意が必要です。

そもそもファクタリングは、売掛債権と金銭を交換する売買契約の一種ですが、売掛金を手にいれたといってもその債権に何かの効能があるわけではありません。

債権の期日が到来した時に間違いなく回収できてはじめて売買契約によるメリットがあります

ですのでファクタリング会社は売掛金を回収するまでは安心できません。

また、仮に売掛金を回収できなかった場合、通常はノンリコース契約が主流のため、利用者にクレームを入れて契約を無効にしたり債権金額を保証してもらうという事はできません。

売掛金の所有権は既に利用者からファクタリング会社に移転しており、売掛金が間違いなく回収できるか否かはファクタリング会社の責任になるからです。

このようにファクタリングはファクタリング会社から見た時に、売買契約の中でも非常にリスクが高い契約だと言えます。

ファクタリング会社は利益を出すために契約締結前に独自の基準で必要書類を元に審査します。

そのため自然と必要書類は多くなる傾向にあります。

逆に言えば、提出書類が少ないと言うのは非常に危険な事です。

一見利用者側に配慮したサービスの様に見えますが、必要書類が少ないと言う事は、ファクタリング会社が債権の回収リスクについて詳細に検討しないという事であり、ファクタリングの手数料が適正に設定されていない可能性が高いからです。

例えば、極端な例としては、必要書類が少ないファクタリング事業者は実は悪徳事業者で法外な手数料を取ることで審査が不十分でも利益が出る可能性があります。

また、ファクタリング契約といいつつも担保や保証人を求めて実質的には法定利息をオーバーした闇金まがいの貸付を行うので、利用者や債権について詳しく調べる必要がないという理由で必要書類が少ない可能性があります。

このように考えると必要書類が多いほうが自然で、必要書類が多いからこそ適正なファクタリングの利用料が設定されているファクタリング会社だと考える事もできます。

逆に必要書類が少ない会社はファクタリングの手数料設定も適当であったり悪徳業者で別の目的がある可能性がありますので、十分に注意しましょう。

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